商科留学生如何完成Business Report写作

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Business report(商业报告)是商科留学生经常会遇到的一种作业形式。Business report通常需要大家就某一特定情况进行分析,这个情况可能是真实的或者是一个案例,并且应用所学的理论知识,就这一情况提出相应的意见。更具体一点来讲,在Business report中,并不需要提供唯一正确的解决方案,而是要就一些可行方案的利弊进行分析。

在完成一篇Business report的过程中,学生需要探寻一个困难或者问题有哪些可行的解决方法,并且要把自己所学的商业与管理理论应用于其中。学生还需要在权衡各种解决方案可能结果的过程中,展示出自己的分析、推理和评估能力,最终就这一问题给出结论。同时,在整个过程中还需要展示出简洁清晰的沟通技巧。

在真实的应用场景中,Business report 是一种正式的官方文件,因此要有清晰的分段和段落标题。Business report并没有一个统一的格式。但无论是哪种格式,大家需要明确的是,报告的结构和形式,要能够帮助读者迅速抓住关键信息。有的作业可能会给出明确的结构要求,那么大家只要按照要求的结构写作就可以了。如果作业没有就结构给出要求,大家可以咨询自己的老师,同时,可以按照以下的几个部分构思自己的Business report。

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Executive Summary

Executive Summary(摘要)有时也简称为Summary。Executive Summary通常是报告的开头部分,作为对整篇报告的简明概述,它通常会在报告中占据单独的一页。好的Executive Summary会把全篇报告的精髓浓缩于其中,使读者能够快速把握报告的目的和报告有哪些主要发现。如果报告是一份行动计划,主要发现也就是那些关键提议(Key recommendations)。

Introduction

Introduction作为报告主体的第一部分,目的是表明写这篇报告的目的。有时候,还需要在Introduction部分概述报告中分析问题的流程,比如,分析问题采用的关键方法,所用到的资料和理论。Introduction要提供相关的背景信息,还要对报告中出现的术语进行解释。另外,大家还要在Introduction部分简述对于报告所讨论的问题的推荐解决方案,这个部分可以在完成报告其他部分后,再进行撰写。上述所有内容同通常可以在一页的篇幅中完成。

Discussion or analysis

这个部分是整个作业的评分重点,因此需要花费最多的时间进行写作。概括来讲,Discussion部分就是明确问题并且考虑一系列可能的解决方案。在写作的过程中,可以应用在课程中学到的理论、概念和模型,来支撑所有的分析和推理。在明确了要在这部分讨论哪些关键点后,可以考虑用分段结构来进行写作,大家可以参考以下结构完成每个小段的分析和写作:

明确问题。

明确原因。

明确问题带来的后果。

明确哪些理论、方法和框架可以用来分析此问题。

讨论并明确可能的解决方案。

同时,要为每个小段起一个合适的标题。

Conclusions

在Conclusion部分可以采用无序列表的结构,顺序可以按照重要程度来进行排列。在每个小点中,要概述对应上文Discussion中的问题。要保证每个小点都与报告要完成的目标相关,并且每个小点都要清晰明确。这个部分使用现在时进行写作。

Recommendations

这个部分可以采用与Conclusion相同的格式。每个建议都要对应上文Conclusion中的一个问题,需要注意的是,给出Recommendations的顺序要与上文Conclusions每个小点的顺序相对应。给出的建议都要现实可行。这个部分要使用将来时进行写作。

除了上述这些主要结构,一份完整的Business report通常还要有标题页(Title page)、目录或者附件。所有提到的内容,需要根据作业的具体要求进行调整。比如,有时需要把Recommendations和Conclusions进行合并,或者可以把Conclusions放在Recommendations之后。另外,在写作过程中,需要考虑报告的读者是谁,是公司的CEO还是与这个问题相关的工作人员。要根据不同的读者,调整报告语言的正式程度。还需要考虑报告中信息的敏感程度,以及内容的公平性和客观性。

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